Электронный кадровый документооборот в «Готэк»: как «1С‑Рарус» перевела HR в цифру

Российская компания «1С‑Рарус» завершила внедрение электронного кадрового документооборота (ЭКДО) в группе предприятий «Готэк». Теперь сотрудники холдинга могут подписывать кадровые документы удалённо, используя усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Проект охватил все подразделения, включая производственные площадки и административные службы, что позволило сократить время обработки документов на 60% и снизить затраты на бумагу на 80%. Система построена на платформе «1С:Документооборот» и интегрирована с учётными системами «Готэк», автоматизируя приём, перевод, увольнение, отпуска и командировки.

Предыстория и контекст

Переход на электронный документооборот в России ускорился после 2022 года, когда компании столкнулись с необходимостью оптимизировать процессы в условиях удалённой работы и санкционных ограничений. Государство также стимулирует цифровизацию: с 2021 года действует закон об электронном кадровом документообороте, а с 2023 года — обязательный переход для отдельных категорий организаций.

«Готэк» — один из крупнейших российских производителей упаковки из гофрокартона, входящий в топ-5 отрасли. Компания насчитывает несколько тысяч сотрудников на разных площадках, что делало бумажный документооборот особенно трудоёмким. Решение «1С‑Рарус» позволило унифицировать процессы для всех подразделений, включая удалённые склады и офисы продаж.

Как работает электронный кадровый документооборот в «Готэк»?

Система построена по принципу «единого окна»: все кадровые документы создаются в «1С:Зарплата и управление персоналом», затем передаются в «1С:Документооборот» для согласования и подписания. Сотрудники получают уведомления в личном кабинете или по электронной почте, могут просмотреть документ и подписать его УКЭП с любого устройства — компьютера, планшета или смартфона.

Для тех, у кого нет собственной электронной подписи, «1С‑Рарус» организовала выдачу сертификатов УКЭП в центре компетенций на территории предприятия. Это решило проблему доступности: ранее удалённые сотрудники тратили до двух дней на получение и возврат бумажных документов курьером.

Технические детали внедрения

Проект реализован на базе типовой конфигурации «1С:Документооборот КОРП» с доработками под специфику «Готэк». Ключевые изменения коснулись маршрутов согласования: например, для приказов о премировании требуется виза руководителя подразделения и бухгалтерии, а для заявлений на отпуск — только непосредственного начальника.

Интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» выполнена через стандартные механизмы обмена данными. Система автоматически подтягивает табели, графики работы и остатки отпусков. Для соответствия требованиям 152-ФЗ о персональных данных все данные хранятся на серверах «Готэк» с шифрованием и разграничением доступа.

«1С‑Рарус» также обучила более 200 сотрудников «Готэк» работе с новой системой — от кадровиков до линейных руководителей. Пилотный запуск длился три месяца, после чего система была введена в промышленную эксплуатацию.

Какие преимущества получили сотрудники и бизнес?

В первую очередь изменения почувствовали сотрудники «Готэк»: теперь им не нужно лично приносить заявления в отдел кадров или ждать бумажных приказов. Для компании в целом снизилась нагрузка на HR-отдел: ручная обработка документов сократилась на 70%, а скорость закрытия вакансий увеличилась за счёт ускорения оформления новичков.

Для рынка это ещё один кейс успешного внедрения ЭКДО в промышленности. «1С‑Рарус» планирует тиражировать решение на других предприятиях, особенно в секторе производства и логистики, где высока доля удалённых сотрудников. Аналогичные проекты уже запущены в нескольких металлургических и пищевых компаниях.

Что будет дальше

В «Готэк» рассматривают возможность расширения функционала: добавление электронного документооборота для договоров с контрагентами и внутренних служебных записок. «1С‑Рарус» также продолжает развивать мобильное приложение для подписания документов — в планах выпуск обновления с биометрической аутентификацией.

На государственном уровне ожидается дальнейшее ужесточение требований к электронному документообороту: с 2025 года планируется обязать все компании с численностью более 50 человек перевести кадровый учёт в цифру. Опыт «Готэк» может стать типовым сценарием для таких переходов.

Итог

Проект «1С‑Рарус» и «Готэк» наглядно демонстрирует, что даже в консервативной промышленности возможен быстрый и эффективный переход на электронный кадровый документооборот. Сокращение издержек, ускорение процессов и повышение удобства для сотрудников — ключевые драйверы цифровизации, которые будут только усиливаться в ближайшие годы. За этой историей стоит следить всем, кто ищет пути оптимизации HR-процессов в условиях дефицита кадров и роста требований к гибкости работы.